Lista gości na koncert z kodami QR, jak ją prowadzić i sprawdzać na wejściu

Po co klubowi lista gości

Lista gości rozwiązuje kilka problemów naraz. Porządkuje zaproszenia dla zespołu, mediów i partnerów, skraca kolejkę przy wejściu i pozwala po wydarzeniu sprawdzić, kto faktycznie przyszedł. Bez listy każde zaproszenie to ustna obietnica, a spór na bramce psuje wieczór obsłudze i gościom.

Dobra lista działa też jako dokument. Wiesz, ile zaproszeń wydałeś, ile osób weszło i ile miejsc było do sprzedaży. To podstawa do rozliczenia z zespołem i do planowania kolejnych koncertów.

Jak przygotować listę przed koncertem

Zacznij od ustalenia puli. Zdecyduj, ile miejsc przeznaczasz na zaproszenia, a ile na sprzedaż i wejście bez zapisu. Przy salach, w których liczy się komfort, dobrą praktyką jest zostawienie zapasu, bo ostatnie miejsca zwykle schodzą w ostatniej chwili.

Zbierz od zespołu i partnerów imiona i nazwiska gości jeszcze przed dniem koncertu, najlepiej do ustalonej godziny dzień wcześniej. Późne dopisywanie to główne źródło chaosu na wejściu.

Kody QR krok po kroku

Krok 1. Dodaj gości do listy ręcznie albo wklej ich z arkusza.

Krok 2. Każdy gość dostaje wiadomość z kodem QR do pokazania na telefonie.

Krok 3. W dniu koncertu otwórz skaner w przeglądarce telefonu obsługi wejścia.

Krok 4. Skanuj kody przy drzwiach. Zeskanowany kod zmienia status gościa na wszedł.

Krok 5. Po koncercie sprawdź raport: kto przyszedł, a kto nie.

Kod QR ma tę zaletę, że nie da się go łatwo skopiować w sensie praktycznym: drugi skan tego samego kodu pokazuje, że gość już wszedł.

Organizacja wejścia

Przy wejściu przydają się dwie osoby: jedna skanuje kody, druga sprawdza dokumenty i wydaje opaski. Rozdzielenie ról skraca kolejkę. Przygotuj też ścieżkę dla gości bez kodu, na przykład osobny stolik, przy którym obsługa wyszukuje nazwisko na liście.

Skaner w przeglądarce działa na zwykłym telefonie, ale warto mieć zapasowy telefon i naładowaną baterię. Jeśli sieć w piwnicy klubu jest słaba, sprawdź zasięg przed otwarciem drzwi.

Typowe problemy i jak ich uniknąć

Najczęstszy problem to gość, którego nie ma na liście, choć twierdzi, że został zaproszony. Najlepsza odpowiedź to jasna zasada: wchodzi osoba z kodem albo z nazwiskiem na liście, a w innym przypadku kontakt z osobą, która zapraszała. Drugi problem to zrzuty ekranu przekazywane dalej. Przy skanowaniu widać wtedy, że kod był już użyty.

Trzeci problem to jakość kodu na ekranie telefonu. Poproś gości, by przed wejściem zwiększyli jasność ekranu. Pomaga to bardziej, niż się wydaje.

Dane gości i RODO

Lista gości zawiera dane osobowe, więc klub jako administrator odpowiada za ich bezpieczeństwo. Zbieraj tylko to, co potrzebne: imię i nazwisko oraz adres e-mail do wysłania kodu. Nie przechowuj list dłużej, niż to konieczne, i usuwaj je po wydarzeniu, jeśli nie masz powodu, by je zachować.

Jeśli korzystasz z narzędzia zewnętrznego, upewnij się, że masz umowę powierzenia przetwarzania. W KlubyMuzyczne jest ona częścią każdego planu, a listy usuwamy na żądanie klubu.

Raport po koncercie

Po wydarzeniu przejrzyj raport frekwencji. Różnica między listą a faktycznym wejściem pokazuje, ile zaproszeń się zmarnowało. Jeśli kilka koncertów z rzędu wraca ten sam wzorzec, możesz ograniczyć pulę zaproszeń albo przypominać gościom dzień wcześniej.

W planach z raportem widać też gości, którzy wracają. To naturalna lista osób, które warto poinformować o kolejnym koncercie.