Wynajem klubu na urodziny, o co zapytać przed rezerwacją

Dlaczego klub, a nie restauracja

Klub na urodziny ma coś, czego zwykle brakuje w restauracji: scenę, nagłośnienie, ściemnialne oświetlenie i miejsce do tańca. Jeśli planujesz imprezę z DJ-em albo własnym zespołem, klub oszczędza kłopotu z organizacją sprzętu. Z drugiej strony klub rządzi się własnymi zasadami, więc warto je poznać przed wpłaceniem zaliczki.

Zapytanie wysyłaj do kilku lokali jednocześnie. Odpowiedzi pokażą nie tylko ceny, ale też sposób, w jaki klub rozmawia z klientem. Dobry organizator odpowiada konkretnie i szybko.

Pojemność, układ sali i godziny

Zapytaj, ile osób mieści sala przy stolikach, a ile na stojąco, i czy na imprezę prywatną wydzielana jest osobna strefa. Różnica między oficjalną pojemnością a komfortową jest zwykle duża, więc poproś o rekomendację dla Twojej liczby gości.

Ustal godziny: od której możesz wejść na przygotowanie sali, o której zaczyna się impreza i kiedy musi się skończyć. Zapytaj też o czas na sprzątanie i wynoszenie rzeczy, bo bywa wliczony w wynajem.

Konsumpcja, ceny i płatności

Najważniejsze pytanie dotyczy kosztów. Czy klub pobiera opłatę za salę, czy wymaga minimalnej konsumpcji, a może łączy jedno z drugim. Czy ceny napojów są takie jak zwykle, czy obowiązuje pakiet. Czy możesz przynieść tort i czy klub pobiera za to opłatę.

Poproś o ofertę na piśmie z wyszczególnionymi pozycjami. Zapytaj o zaliczkę, termin jej wpłaty i zasady zwrotu, jeśli impreza się nie odbędzie.

Muzyka i technika

Jeśli chcesz DJ-a klubu, zapytaj o stawkę i repertuar. Jeśli przyjedzie Twój DJ, sprawdź, czy może podłączyć własny sprzęt i czy klub zapewnia akustyka. Zapytaj o limit głośności obowiązujący po określonej godzinie i o to, czy w sali można zmieniać oświetlenie.

Przy koncercie zaproszonego zespołu ustal, kto odpowiada za nagłośnienie i próbę dźwięku. Najlepiej, by technik klubu znał salę i obsługiwał sprzęt.

Wejście, bezpieczeństwo i goście

Zapytaj, kto kontroluje wejście i czy klub prowadzi listę gości. Przy imprezie zamkniętej lista z kodami QR oszczędza czasu i chroni przed osobami spoza zaproszenia. Dowiedz się, jakie zasady obowiązują wobec alkoholu i osób poniżej osiemnastego roku życia.

Zapytaj o szatnię, toalety i dojazd. Dla gości ważne bywa miejsce parkingowe albo bliskość komunikacji nocnej.

Lista pytań do wydruku

Krok 1. Jaka jest pojemność sali przy stolikach i na stojąco.

Krok 2. Jakie są godziny wynajmu, wejścia na przygotowanie i zakończenia.

Krok 3. Jaka jest cena sali i czy obowiązuje minimalna konsumpcja.

Krok 4. Co obejmuje nagłośnienie, oświetlenie i obsługa techniczna.

Krok 5. Czy mogę przynieść tort, dekoracje i własnego DJ-a.

Krok 6. Jaka jest zaliczka i zasady rezygnacji.

Krok 7. Jak wygląda kontrola wejścia i lista gości.

Jak złożyć zapytanie, żeby dostać dobrą ofertę

Napisz w jednej wiadomości datę, liczbę gości, rodzaj imprezy, godziny i to, czy potrzebujesz DJ-a. Dzięki temu klub może od razu odpowiedzieć ofertą, a nie serią pytań. W KlubyMuzyczne kluby z planem Pro odbierają takie zapytania w jednym miejscu, więc Twoja wiadomość nie ginie wśród rozmów prywatnych.

Po otrzymaniu ofert porównaj je pozycja po pozycji. Najtańsza oferta nie zawsze jest najlepsza, jeśli nie obejmuje nagłośnienia albo obsługi.

Co zrobić w dniu imprezy

Przyjdź do klubu wcześniej niż goście i przejdź z managerem po sali: stoły, scena, oświetlenie, bar, szatnia. Ustal osobę kontaktową po stronie klubu, która będzie dostępna przez cały wieczór, oraz godzinę podania tortu i ewentualnych życzeń przez mikrofon.

Po imprezie sprawdź rachunek zgodnie z ofertą i zgłoś ewentualne rozbieżności od razu, a nie następnego dnia. Dobrą praktyką jest zrobienie zdjęć sali przed i po wydarzeniu.